Never change a running system: Eine IT-Lösung austauschen, obwohl die alte noch funktioniert? Leistet das neue System wirklich so viel mehr, dass sich der Aufwand lohnt? Oder läuft nach der Umstellung womöglich erst einmal gar nichts mehr? Das Management der Villiger Söhne GmbH ließ sich bei der Entscheidung über den Austausch seines Warehouse Management Systems (WMS) nicht von solchen Bedenken leiten. Es stellte stattdessen eine klare Zielsetzung in den Vordergrund.
„Uns ging es um Transparenz, Prozessverbesserungen und Effizienzsteigerungen in unseren Lagern. Das Geschäft mit verbrauchssteuerpflichtigen Tabakwaren erfordert eine besonders hohe Prozesssicherheit. Zudem wollen wir unseren Kunden eine verbesserte Lieferavisierung anbieten“, fasst Andreas Lehmann, Head of Supply Chain Management bei Villiger die wichtigsten Anforderungen zusammen. Mit dem alten System waren diese Ziele nicht vollständig zu erreichen – Villiger entschied sich für einen Wechsel zum WMS von AEB.
Inzwischen ist der Wechsel in den beiden Fertigwarenlagern in Waldshut-Tiengen und Bünde vollzogen, und die Vorteile werden deutlich. Zum Beispiel bei der Inventur: Vor der Inbetriebnahme des WMS von AEB stand gegen Jahresende immer die Stichtagsinventur an. Das große Zählen in den beiden Fertigwarenlagern begann. Dies bedeutete, dass der operative Lagerbetrieb für bis zu zwei Tage ruhen musste − und das mitten im größten Weihnachtstrubel, wenn das Geschäft so richtig brummt und die Mitarbeiter ohnehin voll eingespannt sind. „Wir sind in dieser Zeit regelmäßig in Zielkonflikte geraten“, sagt Andreas Lehmann.
Entspannte Prozesse bei der Inventur
Heute ist die Lage entspannter: Seit der Einführung des WMS von AEB ist Schluss mit der lästigen Zählerei am Jahresende. Statt einer Stichtagsinventur gibt es bei Villiger eine permanente Inventur. „Die ist sensationell“, beschreibt Lehmann. Bestände sind auf Knopfdruck sichtbar und werden im Laufe des Jahres gezählt − eingebettet in die übrigen Arbeitsprozesse. Wenn der Wirtschaftsprüfer einmal im Jahr kommt, prüft er stichprobenartig Bestände an den Lagerplätzen.
Die Verbesserungen in der Inventur sind nicht die einzigen Vorteile des neuen WMS. Ein weiterer Vorteil ist der definierte Einlagerungsprozess über einen definierten I-Punkt an der Schnittstelle zwischen Produktion und Lager. Die aus der Produktion kommenden Waren werden nach einem Eingangscheck manuell in den Lagerbestand eingebucht. Das System wählt dann einen optimalen Lagerplatz aus.
Lagerwegeoptimierung durch intelligente Einlagerung
Schnelldreher bekommen im Fertigwarenlager durch das WMS automatisch die Plätze mit den kürzesten Laufwegen zugewiesen. Seltener benötigte B- und C-Produkte werden entsprechend weiter hinten eingelagert. Über Reorganisationsvorschläge kann der Lagerleitstand von Villiger die ABC-Klassifizierungen zu Materialien anhand der Bewegungshistorie anpassen.
850 verschiedene Zigarren und Zigarillos lagern in Waldshut-Tiengen und Bünde. Dazu kommen 150 Werbe- und Eventmaterialien in Waldshut-Tiengen. In Bünde gibt es 750 Lagerplätze, in Waldshut-Tiengen 650 für versteuerte Ware und 200 für Zoll- und Steuerware. Im vergangenen Jahr belieferte das Schweizer Familienunternehmen rund 13.500 Fachhändler, Tankstellenbetriebe und Lebensmittelhändler in Deutschland. Außerdem wird Ware in mehr als 100 Länder exportiert. Bestellungen, die vor 12 Uhr im Verkauf eintreffen, werden mit Priorität noch am gleichen Tag kommissioniert.
Papierlose Prozesse bei der Auslagerung
Gehen Bestellungen von den Kunden ein, kommissionieren sie die Villiger-Lagermitarbeiter chargengerecht und wegeoptimiert. Statt wie früher mit einer Kommissionierliste durch die Gänge zu laufen, erhalten sie ihre Informationen heute papierlos. Der Scanner sagt dem Mitarbeiter, wo er das Produkt findet und wie viel er genau an diesem Lagerplatz zu entnehmen hat. Dabei kommen zwei unterschiedliche Kommissionierverfahren zum Einsatz. Paketsendungen werden konsolidiert kommissioniert, um die Arbeit der Kommissioniermitarbeiter möglichst effizient zu gestalten. Stückgutlieferungen werden im Pick-Pack-Verfahren kommissioniert, sodass die Paletten nach Abschluss der Kommissionierung sofort im Versandbereich zur Verladung bereitgestellt werden können.
Jedes Packstück wird mit einem Versandlabel versehen und einem Transportdienstleister zugeordnet. Abhängig von der Versandart werden die verladenen Paletten nochmals per Scan bestätigt, um die lückenlose Nachvollziehbarkeit auch an der Übergabeschnittstelle zum Transportpartner sicherzustellen. Dabei werden ausgehende Sendungen über eine Einlieferungsliste quittiert. Den Spediteuren geht ein Avis per EDI zu.
Warenbewegungen sind lückenlos nachvollziehbar
Das WMS ermöglicht die Prozess- und Bestandssicherheit über den gesamten Prozess. „Alle Warenbewegungen sind lückenlos nachvollziehbar“, freut sich Andreas Lehmann. Mit der Umstellung auf das WMS sind die Voraussetzungen geschaffen, dass Villiger seine Kunden künftig mit Avisierungen versorgen kann, die mehr Informationen als nur den Hinweis auf den Liefertermin erhalten. Zum Beispiel die genaue Platzierung einer bestimmten Ware im Packstück.
WMS und ERP werden synchronisiert
Es gab aber noch weitere Anforderungen an das WMS: Es musste vor allem mit dem führenden System von Villiger harmonieren: mit SAP R3. Denn ohne saubere Schnittstellen geht im Versand gar nichts. AEB hatte Villiger bereits vor dem WMS-Projekt bewiesen, dass Schnittstellen keine Hürden darstellen. Die beiden Unternehmen arbeiten bereits seit 1999 zusammen. Damals stand bei Villiger die Abbildung der Versandabwicklung im Fokus.
Nach und nach kümmerte sich AEB auch um Software-Unterstützung für die Ein- und Ausfuhr, das Zolllager, EMCS und den Compliance Check. Seit 2015 wird die technische Systemumgebung der Anwendungen nicht mehr bei Villiger selbst betrieben, sondern im AEB-Rechenzentrum gehostet. Via Cloud und Schnittstelle fließen alle Informationen in die EDV von Villiger ein. Das klappt so reibungslos, dass AEB sofort im Rennen war, als es um das WMS ging. Hier konnte Villiger erfolgreich den modularen Aufbau der AEB Softwaresuite nutzen. Softwaremodule, die sich bereits seit Jahren im operativen Systembetrieb bewiesen haben wie die Außenwirtschaftsabwicklung oder die Versandabwicklung, wurden durch die Integration des WMS-Moduls der AEB nahtlos ergänzt.
Gute Zusammenarbeit in der Projektphase
Die Projektphase war von einer guten Zusammenarbeit zwischen den AEB-Projektverantwortlichen um Projektleiter Ulrich Lontke und dem Villiger-Projektteam aus Logistikern und IT-Fachleuten geprägt. Das schloss auch den Logistikberater KD-Projekt-Consulting ein. Die Beratungstochter des Logistikers Karl Dischinger (KD-PC) unterstützte das Villiger-Projektteam zusammen mit der AEB bei der Organisation des Fertigwarenlagers und beriet bei der operativen Umsetzung der Lager-Modellierung in den einzelnen Lagerbereichen.
Systemwechsel am Brückentag
Richtig spannend wurde es in der heißen Phase kurz vor der Einführung des WMS. „Wir wollten bewusst in Bünde starten, weil wir dort weniger komplexe Prozesse haben“, erinnert sich Lehmann. In Bünde wählte man einen Brückentag, um das alte System mit einer Bestandsaufnahme abzuschließen und die Bestände ins neue System zu überführen.
Nach dem erfolgreichen Start in Bünde folgte dann Waldshut-Tiengen, wo es eine höhere Zahl von Prozessvarianten zu beachten gab. Beispielsweise wird der Außendienst der Villiger Söhne GmbH von Tiengen aus versorgt und es gibt ein größeres, differenzierteres Aktionsgeschäft. Die Unterschiede zwischen Bünde und Waldshut-Tiengen wurden mit einer Deltaanalyse in den Implementierungsplan einbezogen. Außerdem halfen die Erfahrungen aus Bünde und gründliche Funktions- und Integrationstests. „Wir waren noch im Thema drin. Dennoch war die Umstellung in Waldshut-Tiengen höchst anspruchsvoll und erforderte den vollen Einsatz der gesamten Mannschaft“, erinnert sich Logistikchef Lehmann. Während der Go-live-Phase unterstützte das AEB-Projektteam die Villiger-Lagerlogistiker vor Ort und später remote.
Fachliche Kompetenz und hohe Motivation aller Beteiligten
Weder die Umstellung in Bünde noch die in Waldshut-Tiengen störte die Auslieferungsprozesse. „Entscheidend für die erfolgreiche Umsetzung waren sicherlich die fachliche Kompetenz und die sehr hohe Motivation aller Beteiligten. Und natürlich der feste Wille im Team, die gesteckten und vereinbarten Ziele zu erreichen und unsere Prozesse zu verbessern”, schwärmt Lehmann.
Villiger zeigt einmal mehr: Man muss keine Angst haben, Prozesse zu hinterfragen und neue Weg zu beschreiten. „Change a running system“ hat sich gelohnt – auch wenn damit ein hoher Aufwand für Planung und Umsetzung einhergeht. Als alle Ampeln auf Grün standen, war für Chef-Logistiker Lehmann klar: „Alle mit der Projektumsetzung vereinbarten und anvisierten Ziele wurden erreicht .“ Und das gesamte Team kommt seither auch deutlich entspannter durch den Weihnachtstrubel.