Cloud-Datenmanagement für schnelle und einfache Prozesse
In Zusammenarbeit mit AEB hat A+P die Zuordnung von eVVs ins interne ERP nach individuellen Parametern weitgehend automatisiert.
Herausforderung
1.500 Importsendungen pro Monat, täglicher Sendungseingang und zum Teil verstreichen nur Stunden zwischen Ein- und Ausfuhr: Der Schweizer Industriekomponentenhersteller Angst+Pfister (A+P) bewegt täglich Waren über die Schweizer Grenzen. Um Compliance-Vorschriften einzuhalten, müssen Nachweise über den präferenziellen Ursprung an die Kunden weitergegeben werden. Dafür sind elektronische Veranlagungsverfügungen (eVVs) vom Zoll abzuholen und den entsprechenden Bestellpositionen im internen ERP zuzuordnen. Als Just-in-time Lieferpartner steht bei A+P dabei die Tagfertigkeit – also die Abarbeitung aller anfallenden Sendungen am Tag des Eingangs – im Fokus. Erreicht man diese nicht, kann es neben möglichen Compliance-Problemen auch zu unnötige Zollabgaben im Zielland des Kunden kommen. Gelingt der Prozess hingegen, hat sich A+P durch die gesparten Zölle einen Wettbewerbsvorteil verschafft.
Bislang konnte die Tagfertigkeit aber nur selten erreicht werden. Der Grund: Die Zuordnung der eVVs dauert trotz einer unterstützenden Software, welche die eVVs vom Zoll abholt, schlicht zu lang. Denn im Anschluss mussten die eVVs den Bestellpositionen innerhalb von riesigen Excellisten manuell zugeordnet werden. So hat der Prozess die Arbeitskraft von gleich zwei Mitarbeitenden zu 100% gebunden, ein Aufwand, der so nie geplant war. A+P musste also vor allem eines: den Prozess beschleunigen.
Aber wie beschleunigt man einen Prozess, wenn man nicht genau weiß, wie die Lösung aussehen soll? Mit nXt hat AEB dank modularer Cloud-Technologie eine einmalige Lösungslandschaft, mit der sich solche individuellen Anforderungen meistern lassen.
Gleich zu Beginn des Projekts war klar, dass eine direkte Kommunikation zwischen Zoll und ERP aufgrund der komplexen ERP-Umgebung nicht verfolgt werden kann. Deswegen musste eine Methodik entwickelt werden, um beiden Datensätze außerhalb des ERPs automatisiert zu verknüpfen. Durch unsere agile Projektabwicklung wurde so eine cloudbasierte Lösung verwirklicht, welche zollseitig alle eVVs über das standardisierte Import Filing-Modul abruft, während über eine Schnittstelle auf die Bestellpositionen und Artikelstammdaten in A+Ps ERP zugegriffen wird. Für eine automatisierte Zuordnung der eVVs zur passenden Bestellposition, werden aus beiden Datensätzen, entsprechend des spezifischen Datenmodells A+Ps, nun passende Schlüssel-Wertpaare – sogenannte Key-Values – erhoben und dann miteinander verknüpft. Um die AEB-Cloudplattform an diese spezifischen Anforderungen anzupassen, wurde direkt mit echten Daten von A+P gearbeitet und getestet. So konnte über mehrere Iterationen sichergestellt werden, dass das Endergebnis die höchstmögliche Automatisierungsrate erreicht.
„Was uns wirklich beeindruckt hat, ist, dass die AEB-Cloud den Prozess weitgehend automatisieren konnte. Unser ERP ist keine Standardsoftware und mit unserem Unternehmen gewachsen. Dass die Kommunikation und Weiterverarbeitung der Daten zwischen dem Zoll und ERP überhaupt automatisiert werden konnte, hat niemand so wirklich geglaubt.“
Belinda Blumer, Teamlead Import / Export
Die AEB-Cloud sitzt jetzt wie ein flexibles Scharnier zwischen den beiden Systemen und ermöglicht eine Weiterverarbeitung von Daten, die ursprünglich nicht möglich gewesen wäre. Dank der modularen Architektur der AEB-Software konnte diese reibungslos in die Softwarelandschaft von A+P integriert werden, ohne kostspielige Eigenentwicklungen. Sollte A+P in Zukunft weitere Funktionen benötigen, lassen sich diese jederzeit zum System hinzufügen.
Ergebnis
Durch die Lösung konnte der Arbeitsaufwand der eVV-Zuordnungen um 75% reduziert werden. Außerdem wurde der Prozess für die Mitarbeitenden vereinfacht und rund 80% der eVVs werden nun automatisiert zugeordnet. So ist es für A+P deutlich leichter, Tagfertigkeit und Compliance-Vorschriften einzuhalten.
Ist eine automatisierte Zuordnung nicht möglich, liegt das hauptsächlich an fehlerhaften eVVs. Bei der Einfuhr werden die eVVs basierend auf den Eingaben des Spediteurs ins Zollsystem generiert. Sollte es dabei zu Fehlern kommen und die eVVs sind nicht vollständig oder richtig, dann werden diese vom System automatisch erkannt und ein Mitarbeitender muss sie nur noch korrigieren und verifizieren. Im Anschluss lassen sie sich ganz einfach in der Cloud der entsprechenden Bestellposition im ERP zuweisen.
Neben dem Erreichen des Projektziels hat vor allem die Flexibilität der AEB-Cloud beeindruckt. Denn das System ermöglicht die reibungslose Kommunikation zwischen zwei Systemen, die davor nicht möglich gewesen ist. So werden Compliance Vorschriften eingehalten, Kosten gespart und die Kunden von A+P können sich sicher sein, dass für alle Präferenzdaten der entsprechende Nachweis existiert.
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Über Angst+Pfister
Angst+Pfister (A+P) wurde 1920 in Zürich gegründet und ist Entwickler, Hersteller und Lieferpartner für Industriekomponenten. A+P bedient jährlich mehr als 20.000 Kunden in über 50 Ländern. Dabei unterstützt das Unternehmen von der Auswahl des Materials und Designs bis hin zur Entwicklung, Herstellung, Beschaffung und Qualifizierung von Teilen und liefert diese dorthin, wo und wann sie gebraucht werden.