Außenhandelsprozesse neu aufgestellt: Welche Erfahrungen der Technologiekonzern Voith SE bei der Umstellung auf SAP S/4HANA gemacht hat, verraten Andreas Endres und Alexander Möller im Interview.
Die Voith Gruppe hat den Umstieg von SAP ERP (SAP ECC 6.0) nach SAP S/4HANA erfolgreich abgeschlossen – in ihrem Geschäftsbereich Herstellung von Maschinen und Anlagen für die Papierindustrie. Betroffen waren auch die Außenhandelsprozesse des Unternehmens. Wie die Prozesse heute digital abgebildet werde, erläutern Andreas Endres, SAP Inhouse Consultant bei Voith, und Alexander Möller, Senior Consultant Foreign Trade.
Bei SAP S/4HANA ist einiges anders als bei SAP ERP. Ein Aspekt: Tabellen wurden konsolidiert, manche Transaktionen und Prozesse sind damit an anderen Orten im System zu finden, manche gar nicht mehr. Wie sieht das mit Blick auf den Außenhandel aus?
Voith: Unter SAP ERP haben die Außenhandelskomponenten (SD-FT Sales and Distribution – Foreign Trade und MM-FT Material Master – Foreign Trade) eine Reihe von zentralen Funktionen abgedeckt, etwa Intrastat und die Präferenzabwicklung. Manche Aufgaben, beispielsweise die Sanktionslistenprüfung, hatte SAP aber schon vor einiger Zeit in die Lösung SAP Global Trade Services ausgelagert. In SAP S/4HANA gibt es nun das Modul International Trade, das im Standard nur wenige Transaktionen und Prozesse bedient.
Wie sind Sie bei Voith mit dem reduzierten Funktionsumfang umgegangen?
Voith: Tatsächlich hatten wir auch schon vor dem Umstieg einige Anforderungen, die SAP ERP nicht erfüllen konnte. Deshalb haben wir schon vor einigen Jahren SAP-basierte Add-ons von AEB eingeführt: für die Exportabwicklung, die Sanktionslistenprüfung, die Exportkontrolle und das Management von Ausfuhrgenehmigungen. AEB hat diese Add-ons dann so weiterentwickelt, dass sie auch unter SAP S/4HANA die Außenhandelsprozesse durchgängig abbilden. Insofern war es unsere Aufgabe, die uns bekannten Add-ons in das neu installierte S/4HANA-System einzubinden. Für die Präferenzkalkulation waren und sind vornehmlich Eigenentwicklungen von uns im Einsatz. Die mussten wir an die neuen Gegebenheiten anpassen. Aktuell führen wir außerdem das Add-on Origin & Preferences von AEB ein, mit dem wir künftig die Präferenzkalkulation vereinfachen wollen.
„Der Add-on-Ansatz ist für unsere Anforderungen passender.“
Andreas Endres und Alexander Möller, Voith SE
Worauf kam es beim Umstieg auf SAP S/4HANA an?
Voith: Die gesamte S/4HANA-Transformation haben wir im Brownfield-Ansatz durchgeführt. Daher wollten wir auch an den bestehenden Außenhandelsprozessen möglichst wenig ändern. Weil wir die Add-ons von AEB sehr flexibel an unsere Anforderungen anpassen konnten, ist uns das auch sehr gut gelungen. Hinzu kommt, dass unsere Eigenentwicklungen unter SAP S/4HANA gut mit den Add-ons harmonieren.
Und wie lief die Zusammenarbeit mit AEB bei der Transformation?
Voith: Wir haben bei Voith den Anspruch, unsere Systeme umfassend zu verstehen und selbst managen zu können. Deshalb war uns wichtig, von AEB das Wissen vermittelt zu bekommen, mit dem wir die Add-ons eigenständig einführen können. Dieses Vorgehen hat sehr gut funktioniert. Unser Berater hat sich die Zeit genommen, alles genau zu erläutern. Und wenn wir mal an einer Stelle nicht weiterkamen, haben wir schnell einen umfassenden Support erhalten.
Welche Faktoren haben aus Ihrer Sicht zum Erfolg des Projekts beigetragen?
Voith: Mit Blick auf den Außenhandel waren die Funktionalität der Add-ons und die langjährige Verbindung zwischen uns und AEB wichtige Aspekte. Dass die Transformation nach SAP S/4HANA insgesamt erfolgreich gelaufen ist, lag zum großen Teil an einem sehr guten Projektmanagement und einem eindeutig definierten Zeitplan. Die Anpassungen an den Außenhandelskomponenten haben sich nahtlos eingefügt. Wichtig war auch, dass wir mehrere Test-Migrationen ausgeführt haben, an denen alle involvierten Bereiche beteiligt waren. Zudem haben wir integrative Testzyklen abgewickelt, um sicherzustellen, dass zum Go-live alle Prozesse einwandfrei laufen. All das hat dazu geführt, dass wir seit dem Go-live störungsfrei mit den Add-ons arbeiten können.
Im Rahmen eines weiteren Projekts haben Sie im Geschäftsbereich Voith Turbo auf Add-ons von AEB umgestellt. Hängt das auch mit der S/4HANA-Transformation zusammen?
Voith: Nicht direkt. Wir hätten in Kombination mit SAP S/4HANA grundsätzlich auch SAP Global Trade Services einsetzen können. Wir haben uns bei Voith Turbo für die Umstellung entschieden, weil wir überzeugt sind, dass der Add-on-Ansatz für unsere Anforderungen passender ist und wir durch die Homogenisierung der Systemlandschaft den Wartungs- und Supportaufwand reduzieren. Wir erleben die Add-ons als komfortabel und nutzerfreundlich. Sie erweitern und unterstützen unsere Prozesse nach unseren Vorstellungen und werden von den Usern gerne genutzt.
