Rund 15 Minuten Zeitersparnis pro Versandvorgang: Das hat der Intralogistik-Anbieter WITRON mit einer neuen Cloud-Lösung der AEB erzielt. Die Software wurde dafür maßgeschneidert.
Die auf Logistik- und Materialflussanlagen spezialisierte WITRON-Firmengruppe entwickelt wirtschaftliche und ergonomische Lagersysteme, die sämtliches Optimierungspotenzial innerhalb der gesamten Supply Chain generieren: Vom Lieferanten über das Distributionszentrum und den Transport bis zum Endverbraucher. Die Systeme des Unternehmens mit Sitz im bayerischen Parkstein sind weltweit gefragt – WITRON ist seit Jahren kontinuierlich auf Wachstumskurs.
Pünktlich zum 50-jährigen Firmenjubiläum hat das Unternehmen seine Fertigungskapazitäten am Hauptsitz in Parkstein um 120.000 auf 220.000 m² ausgebaut. Im neuen Werk II Nord werden seit September 2021 hochdynamische Fördertechnikelemente und Schaltschränke gefertigt.
Aufgrund des anhaltenden Wachstums ist es WITRON wichtig, seine Abläufe permanent weiter zu optimieren und transparent zu gestalten. Ein Thema, bei dem Potenzial identifiziert wurde: Die Versandlogistik für Sondersendungen am Standort Parkstein, beispielsweise um nicht bestandsgeführte Materialien sowie Lieferungen ohne Auftragsbezug oder auch bestimmte Ersatzteile zu versenden.
Bislang war es notwendig, dass die WITRON-Mitarbeiter:innen für derlei Versandaufträge mit einer Excel-Tabelle arbeiten und manuell Versandanweisungen für die Kolleg:innen aus der Logistik ausfüllen. Für den Versand relevante Daten mussten teilweise durch die Sachbearbeiter durch internes Nachfragen ermittelt werden. Des Weiteren war eine digitale Aufbewahrung erst dann möglich, wenn die Versandanweisung eingescannt wurde.
„Insgesamt war der gesamte Prozess für die Kollegen und Kolleginnen vor allem zeitaufwändig. Ebenso waren Bearbeitungsfehler leider nicht immer auszuschließen., schildert Markus Kastl, Leiter Zoll und Export bei WITRON. „Beginnend bei der Datenerfassung bis hin zur transparenten Sendungsverfolgung.“
Aufgrund des Firmenwachstum und der steigenden Anzahl derartiger Sondersendungen war für Markus Kastl klar: „Der Prozess muss durchgängig digitalisiert werden, um den Ablauf zu beschleunigen und zu vereinfachen.“
Da die zu versendenden Waren häufig nicht im SAP-System des Unternehmens angelegt sind, entschied sich WITRON dafür, die Abläufe – anders als den Standardversand – nicht in der ERP-Software abzubilden.
Der Intralogistik-Anbieter fragte daher bei der AEB an, deren Lösungen das Unternehmen bereits in anderen Bereichen nutzte. „Wir waren auf der Suche nach einem schlanken Tool und die von AEB präsentierte Cloud-Plattform hat uns überzeugt“, sagt Sabrina Lendner, stellvertretende Leiterin Zoll und Export.
Die Besonderheit der Plattform: Diese nutzt die Standard-Softwareprodukte der AEB und ermöglicht darüber hinaus eine flexible Unterstützung der Abläufe, die maßgeschneidert auf die jeweiligen Anforderungen eines Unternehmens zugeschnitten wird.
Entsprechend war auch die Vorgehensweise bei der Einführung der Lösung. „In einem Workshop haben wir gemeinsam mithilfe der integrierten Prozessmodellierung die einzelnen Schritte im Versand definiert“, erzählt Carina Kemmner, Projektleiterin bei AEB. „Basierend darauf haben wir die Lösung dann stufenweise aufgebaut. Für Aufgaben, bei denen die User nicht direkt in der integrierten Standardsoftware arbeiten, haben wir auch eigene kleine Apps designed.“
Heute ist die Versandlösung ins WITRON-Intranet integriert. Nutzer:innen klicken die Kachel für die AEB-Software an, die sich unmittelbar darauf öffnet. User können direkt die Empfängeradresse eintragen, die zu versendenden Artikel, deren Anzahl und wann der Empfänger die Ware bekommen soll.
Ähnlich wie bei Online-Bestellungen werden Pflichtfelder rot markiert, sollte eine Angabe fehlen. Auch das Anlegen und die Nutzung von Vorlagen ist möglich – ebenso wie das Verfassen eines Kommentars oder das Hochladen von Dateien. „Die User werden Schritt für Schritt durch den Prozess geführt, sie können nichts anweisen, was nicht vollständig ausgefüllt ist“, erläutert Markus Kastl.
Am Ende zeigt die AEB-Plattform eine Zusammenfassung, sodass alle Daten noch einmal geprüft werden können. Klickt er auf „fertig“ wird die Versandanweisung erstellt. „Die Mitarbeitenden im Versandbereich bekommen den neuen Auftrag automatisch angezeigt“, schildert Carina Kemmner. „Nach dem Verpacken erzeugt die Software automatisch das Versandlabel und übermittelt den Versandauftrag an den jeweiligen Spediteur- oder Paketdienst.“
Bei Abholung der Sendung durch den beauftragten Transportdienstleister erfolgt ein Tagesabschluss und eine EDI wird an den Transportdienstleister übermittelt. Zudem lässt sich mittels integrierten Tracking & Tracing ab jetzt der Sendungsstatus in der Software einsehen. Ein weiteres Plus: Auch die Zollabwicklung für Sendungen ins Ausland ist in den Prozess integriert.
Seit September 2021 ist die Lösung im Einsatz – und der Effekt ist immens: „Die Abwicklung ist deutlich schneller geworden. Ich gehe von einer Zeitersparnis von 15 Minuten pro Vorgang aus – bei einer Fehlerquote im Promillebereich“, sagt Sabrina Lendner.
Das liegt auch an Benutzeroberfläche und Bedienbarkeit der Anwendung. Diese ist ähnlich gestaltet wie eine Smartphone-App – selbsterklärend und intuitiv bedienbar. Das ist auch deshalb so wichtig, da theoretisch alle Mitarbeiter:innen am WITRON-Standort Parkstein Sondersendungen auf den Weg bringen können.
Auch Markus Kastl zeigt sich sehr zufrieden: „Die Lösung funktioniert als Cloudanwendung sehr gut. Das ist die Richtung, in die wir gehen wollen.“ Und so plant WITRON bereits, zukünftig die Lösung weltweit allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen. Mit dem Roll-out an neun weiteren WITRON-Standorten wird die Software dann von Australien bis ins Vereinigte Königreich genutzt werden.
