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Atotech automatisiert die Exportkontrolle mit AEB

Case Study

Automatisierung: Atotech veredelt die Exportkontrolle

Die Atotech Deutschland GmbH stellt mit AEB-Software sicher, dass Ihr umfassender Artikelstamm richtig eingereiht wird und gemäß den Vorschriften zur Exportkontrolle behandelt wird.

Björn Helmke

07.10.2019

Axel Tuengerthal ist nicht so leicht zufriedenzustellen. „Geht nicht, gibt es bei uns nicht“, lautet das Motto des Logistikleiters Anlagenbau des Chemieunternehmens und Sonderanlagenherstellers Atotech Deutschland GmbH am Standort Feucht. Mit seinem Team ist Tuengerthal denn auch ständig auf der Suche nach Optimierungspotenzial und Prozessverbesserungen in seinem Verantwortungsbereich, der nicht gerade klein ist. Neben klassischen Logistikaufgaben wie Verpackung, Versand, Organisation von Just-in-Time-Transporten, Lagerung und Dokumentation gehören auch Verzollung und Exportkontrolle dazu.

Kein Wunder, denn das Atotech-Geschäft – die Entwicklung und Produktion von Chemikalien und Anlagen, die u.a. zum Beschichten von Leiterplatten aber auch zur Veredelung von Automobilteilen eingesetzt werden – ist vor allem im Bereich Anlagen stark exportorientiert. „90 Prozent unserer Anlagen-Produktion verkaufen wir ins Ausland, vorwiegend nach Asien“, erklärt Tuengerthal.

Jeden Monat mehr als 1.000 neue Artikel einreihen

Gerade bei der Exportkontrolle haben die Atotech-Logistiker eine wahre Herkulesaufgabe zu bewältigen. Allein im Anlagen-Segment hat Atotech rund 160.000 Artikel in seinem Materialstamm, und jeden Monat kommen 1.000 bis 1.200 Artikel dazu. Diese Artikel muss Atotech nach den Güterlisten des Exportkontrollrechts klassifizieren.

Für den Fall, dass sich Dual-Use- oder Rüstungsgüter im Materialstamm finden, muss Atotech bei der Ausfuhr und unter Umständen auch bei der Verbringung der gelisteten Güter Genehmigungspflichten beachten. Für Tuengerthal und seinen Exportkontrollexperten Reinhold Thomae bedeutet das: Jeder Artikel muss daraufhin überprüft werden, ob er als Dual-Use- oder Rüstungsgut gelistet ist.

Entscheidung für das Insourcing

Bis vor kurzem hatte Tuengerthal diese Herausforderung durch das Outsourcing an einen externen Außenwirtschaftsberater gelöst. Dieser bekam wöchentlich eine Excel-Liste mit neu angelegten Artikeln zugesendet. Der Dienstleister reihte die Artikel nach dem Zolltarif ein, klassifizierte sie nach den Güterlisten des Exportkontrollrechts und pflegte diese Angaben permanent in einer Masterliste. Nach der Prüfung wurden die komplettierten Materialdaten in Excel zurück an Atotech geschickt und in das ERP-System importiert. Ebenfalls an den Dienstleister vergeben war die jährliche Kontrolle auf Änderungen in den einschlägigen Listen und Gesetzen.

„Der Prozess funktionierte, hatte aber einige Nachteile“, erinnert sich Tuengerthal. Dazu gehörten Wartezeiten, während derer der betreffende Artikel im Materialstamm gesperrt blieb und nicht ausgeliefert werden durfte. Außerdem verursachte der Prozess einen relativ hohen Aufwand sowohl bei Atotech als auch beim Dienstleister. Ein weiterer Nachteil: Teilweise sensible Daten mussten extern versendet werden. Außerdem ließ sich nur die Arbeit an den Dienstleister delegieren, nicht aber die außenwirtschaftliche Haftung für Fehler bei der Exportkontrolle.

Die Exportkontrolle zurück ins eigene Haus geholt

Angesichts dieser Gemengelage entschied sich Tuengerthal, den Prozess zurück ins eigene Haus zu holen und gleichzeitig möglichst weitgehend zu automatisieren. Die Wahl fiel schließlich auf eine Lösung des Stuttgarter Softwareanbieters AEB, mit dem Atotech bereits eine Reihe erfolgreicher Projekte in den Bereichen Fracht- und Zollmanagement sowie Compliance Screening abgeschlossen hatte. „Die von AEB angebotene Lösung hatte also den Vorteil, dass sie sich gut in die bestehende Systemlandschaft einfügte“, betont Tuengerthal.

Implementiert wurde eine Lösung, welche die AEB-Produkte Product Classification und Export Controls kombiniert. Product Classification ist eine Software, die eine Automatisierung des kompletten Einreihungsvorgangs ermöglicht. Export Controls ermöglicht eine automatisierte Prüfung von Geschäftsvorfällen gegen die Embargoverordnungen der EU sowie auf bestehende Genehmigungspflichten nach der EG-Dual-Use-VO 428/2009 und der deutschen Außenwirtschaftsverordnung.

Den arbeitsintensiven Prozess konsequent digitalisiert

In dem in Zusammenarbeit von Atotech und AEB entwickelten neuen Prozess wurde der arbeitsintensive und zeitkritische Prozess konsequent digitalisiert. Wie bisher wird neues Material im SAP-System von Atotech angelegt. Handelt es sich um ein Verkaufsteil, wird das neue Material an Product Classification übergeben. Dieses vergleicht den neu angelegten Artikel mit bereits eingereihtem Material und entwickelt anhand übereinstimmender Merkmale die entsprechende Zolltarifnummer. Die Software prüft außerdem über das Umschlüsselungsverzeichnis, ob hinter der ermittelten Zolltarifnummer eventuell ein Dual-Use- oder Rüstungsgut stehen könnte.

Finden sich im System nicht genügend Anhaltspunkte für eine sichere Einreihung nach dem Zolltarif, greifen die verantwortlichen Atotech-Mitarbeiter ein. Diese werden mit automatisch per E-Mail informiert und können die notwendigen Schritte zur Tarifierung der betroffenen Produkte vornehmen.

Automatische Benachrichtigung bei kritischen Fällen

Nach Abschluss der Einreihung wird das Material einschließlich Außenhandelsdaten mit dem SAP-System synchronisiert. Die tägliche Belegprüfung ist automatisiert in Export Controls von AEB abgebildet. Das System prüft automatisiert im Hintergrund, welche noch nicht abschließend klassifizierten Materialien hinterlegt sind und benachrichtigt die Verantwortlichen. Die fachliche Überprüfung der vom Umschlüsselungsverzeichnis vorgeschlagenen Güterlistennummern wird dann von den zuständigen Mitarbeitern bei Atotech vorgenommen.

Für den Fall, dass es sich um gelistete Güter handelt, werden die Güterlistennummern im System hinterlegt. Export Controls informiert den Verantwortlichen automatisch über bestehende Genehmigungspflichten bei der Ausfuhr und ggf. bei der Verbringung. Systemgestützt entscheidet dieser, ob eine Einzelausfuhrgenehmigung beantragt werden muss oder eine bereits vorliegende Genehmigungen genutzt werden kann. Erst wenn diese Fragen geklärt sind, wird das Material für den Export freigegeben.

„Einreihung und Klärung brauchen nur einen Bruchteil der Zeit, die der Prozess vor Implementierung der Software benötigte“, sagt Reinhold Thomae. Das kommt auch den Kunden in Form von kürzeren Lieferzeiten bei kritischen Gütern zugute.

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Ziele erreicht: Schneller, sicherer und auch die Wirtschaftlichkeit stimmt

„Wir haben unsere Ziele erreicht“, betont Logistikchef Anlagenbau Axel Tuengerthal. „Wir sind schneller bei der Einreihung und Klassifizierung geworden – und alle Daten bleiben im Hause. Außerdem ist die Einbindung in die bestehende Systemlandschaft gut gelungen. Auch die wirtschaftliche Bilanz stimmt. Trotz Insourcing hat sich der Personalaufwand in der Exportkontrolle nicht erhöht. Außerdem ist das Unternehmen unabhängiger von einzelnen Know-how-Trägern geworden. Last but not least: Auch bei Gesetzesänderungen wird Atotech durch die Software von AEB unterstützt."