OSRAM optimiert weltweit die Trade Compliance

Das ECC Team von OSRAM stand im Jahr 2017 vor einer großen Herausforderung. „Der Anbieter unserer damaligen Exportkontrollsoftware hatte für Ende 2018 einen Versionswechsel angekündigt“, erklärt Andrea Dites. „Dieser würde hohe Kosten und administrative Aufwände verursachen, die vergleichbar mit der Einführung einer neuen Software waren.“ Gleichzeitig zeichnete sich ab, dass sich durch das neue Release keine Verbesserungen bei Wartungsaufwänden sowie bei der Reaktions- und Servicequalität im Support ergeben. Zudem war die Anwendung nicht in SAP^® integriert.

„Insgesamt gab es großes Potential, durch eine verbesserte Integration in unsere ERP-Systeme den Datenaustausch und unsere Prozesse schlanker und transparenter zu gestalten und damit den Aufwand mit einer neuen Software nachhaltig zu reduzieren“, sagt Stefan Klingshirn. „Für uns stand daher schnell fest, dass wir uns auf die Suche nach einer neuen Lösung machen.“

Nach einer intensiven Evaluierungsphase unterschiedlicher Anbieter entschied sich OSRAM schließlich für die Lösungen „Compliance Screening“, „Export Controls“ und „License Management“ der Stuttgarter AEB SE. „Überzeugt hat uns bei AEB vor allem, dass sich die Software tief und nahtlos in die fünf SAP^®-ERP-Systeme unserer unterschiedlichen Regionen und Geschäftsbereiche integrieren lässt“, erläutert Miroslaw Kalinay, verantwortlicher IT-Projektleiter, die Entscheidung.

Zudem konnte AEB die internationalen Anforderungen erfüllen und beispielsweise für das Sanktionslisten-Screening umfangreiche Möglichkeiten bieten. Darüber hinaus deckte AEB-Software auch das Thema Sanctioned Ownership ab – also die Prüfung, ob ein mittelbares Bereitstellungsverbot besteht. Und die Lösungen des Stuttgarter Softwareunternehmens unterstützen die IT-Strategie von OSRAM: Weg von einer eigenen Serverlandschaft hin zu Applikationen aus der Cloud.

Aufgrund des straffen Zeitplans erarbeiteten OSRAM und AEB einen Plan für die internationale Einführung. „In einer Art Kopiervorlage haben wir die zentrale Logik definiert, wie Prozesse ablaufen“, erklärt Sebastian Rothe, Projektleiter bei AEB, die Vorgehensweise. „Diese haben wir in den ersten Monaten 2018 entwickelt, getestet und Anfang April für das erste SAP^®-System der Sparte OSRAM Opto Semiconductors live genommen.“

Im weiteren Verlauf der Implementierung wurde diese Vorlage mit jeweils nur kleinen Anpassungen etwa alle sechs Wochen auf eine neue Region bzw. einen neuen Bereich ausgerollt: Im Juni folgte die Anbindung der SAP^®-Systeme für Europa und Asien, im August war die NAFTA-Region an der Reihe und zuletzt das zentrale HR-System. „Obwohl wir bestehende Prozesse ausführlich auf den Prüfstand gestellt und noch einige Anpassungen vorgenommen haben, die die Effizienz und Effektivität verbesserten, konnten wir den straffen Zeitplan einhalten“, zeigt sich Stefan Klingshirn zufrieden.

Im Herbst 2018 gingen die Ablösung der bestehenden Lösung und der Wechsel auf die AEB Software pünktlich über die Bühne. Ein Grund, warum der straffe Zeitplan eingehalten werden konnte: Das Projektteam der AEB war in München vor Ort und damit nah bei OSRAM. „Dadurch waren wir in der Lage, immer schnell und direkt Projektsupport zu leisten“, sagt Rothe. Die Lösung nutzen nun Fachexperten im Münchner OSRAM-Headquarter ebenso wie in den regionalen Exportkontroll- und Zoll- sowie Business-Unit-Teams.

AEB konnte OSRAM zudem bei einer weiteren Herausforderung unterstützen: Eine neue Software zu entwickeln, die die Endverwendungsprüfung unterstützt. Bisher hatte OSRAM hier ein vom bisherigen Anbieter entwickeltes System genutzt. Der Startschuss für dieses zweite Projekt fiel im Februar 2018, die Auslieferung zum Testen erfolgte im August. Da die Lösung weltweit nicht nur von Trade-Compliance-Fachexperten, sondern von vielen unterschiedlichen Mitarbeitern genutzt werden würde, legten beiden Projektpartner bei der Neuentwicklung ein großes Augenmerk auf die Benutzerfreundlichkeit.

„Informationen zur Endverwendung unserer Produkte kennt in der Regel nur die dezentrale Vertriebseinheit vor Ort“, erklärt Andrea Dites. „Dennoch ist es essentiell sicherzustellen, dass wir den Endverbleib und die Verwendung unserer Güter prüfen, diese Prüfung dokumentieren und letztendlich gesetzeskonform agieren. Daher sollte die Software sowohl für uns als Fachabteilung, aber vor allem für die Kollegen vor Ort so einfach und intuitiv wie möglich zu bedienen sein.“

Um dies zu erreichen, wurden spätere Anwender bereits in die Entwicklung der Lösung mit einbezogen – vor allem in Sachen Oberflächengestaltung. Diese testeten zahlreiche Prototypen und gaben Feedback zu den Entwürfen, die dann korrigiert und verfeinert wurden, bis letztlich das finale Design der Software definiert war.