Tudor Rose: SCM-Software für zukünftiges Wachstum

Zeit für Modernisierung der SCM Software

Die Notwendigkeit, die IT-Systeme anzupassen, um die wachsenden Anforderungen von Tudor Rose International besser zu unterstützen, wurde bereits vor einigen Jahren erkannt. „Über 15 Jahre lang haben wir eine eigene Inhouse-Lösung genutzt, um die kaufmännischen und logistischen Aufgaben unseres Geschäfts abzuwickeln. Das System wurde dem steigenden Auftragsvolumen nicht mehr gerecht”, erklärt Barry Wright, Commercial Analyst bei Tudor Rose International. 

Im Jahr 2012 wurde die Entscheidung zur Modernisierung der vorhandenen IT-Systeme getroffen, als die damaligen Prognosen und strategischen Geschäftsmodelle ein geplantes Wachstum von 100 % in den kommenden fünf Jahren vorhersagten. „Zu diesem Zeitpunkt wurde klar, dass eine ausgereiftere IT-Infrastruktur benötigt wurde, um den momentanen Geschäftsumfang effizient zu bewältigen und – genauso wichtig – eine stabile und nachhaltige Grundlage für unser geplantes Wachstum zu schaffen”, fügt Barry Wright hinzu.

SAP^® Business One wurde als grundlegendes ERP-System für die Verwaltung von Vertrieb, Einkauf und Finanzen ausgewählt. Für die Bereiche SCM, Logistics Execution und Steuerung der logistischen Prozesse entschied sich Tudor Rose International, die umfassende SCM Software des Stuttgarter Unternehmens AEB einzuführen.

SCM Software nahtlos integriert

Barry Wright: „Die AEB SCM Software integriert sich nahtlos in die SAP^®-Umgebung. Dies hat unsere Entscheidung bestärkt. Denn unser Ziel war es, eine im ganzen Unternehmen harmonisierte Systemlandschaft einzuführen. Für unser Unternehmen ist die Wahl von SAP^® als ERP-Anbieter und AEB für die Bereiche SCM Software, Logistics Execution und Steuerung der logistischen Prozesse die ideale Kombination.”

Während der Vorbereitung auf das IT-Projekt führte Tudor Rose International eine gründliche Überprüfung der bestehenden Logistikprozesse durch. Übergreifende Ziele war es, durch die neue SCM Software die mit Papier abgewickelten Prozesse zu reduzieren und auf eine standardisierte und größtenteils automatisierte Steuerung aller Kernaufgaben umzustellen – von der Auftragsbestätigung bis zur endgültigen Auslieferung.

SCM Software bietet Transparenz

Als erste Lösung der SCM Software ging das Time Slot Management live und unterstützt jetzt das reibungslose Rampen-Management bei Tudor Rose International. Vor der Einführung der neuen SCM Software wurden die Prozesse an der Laderampe und im Lager größtenteils ohne Unterstützung durch ein spezielles IT-System verwaltet. Die papiergestützten Prozesse erforderten beträchtlichen manuellen Arbeitsaufwand.

Mit steigendem Geschäftsumfang kam es durch diese manuellen Prozesse zu Ineffizienz, Verspätungen und vermehrten Überstunden der Mitarbeiter. Die neue SCM Software bietet seither volle Transparenz über alle genutzten Rampen, terminierten Abholungen und Anlieferungen, gebuchten und freien Zeitfenster. Sowohl Tudor Rose International als auch ausgewählte Transportpartner können nun bequem auf das Zeitfenstermanagement der SCM Software zugreifen. Dies ermöglicht Anfragen und Buchungen beider Seiten.

„Die neue SCM Software erlaubt nun zum ersten Mal eine transparente Verladekontrolle mit dem Ziel, den ankommenden und abgehenden Verkehr zu steuern. Wir können alle Rampenvorgänge genau überwachen und steuern, und müssen uns, um Zugang zu den Terminplänen zu bekommen, nicht mehr auf zwei ausschließlich damit beschäftigte Mitarbeiter verlassen”, bestätigt Clive Scrivens, Lagerleiter bei Tudor Rose International

Versandvorgänge und Zollprozesse in der SCM Software

Danach setzte das Projektteam die Standardisierung und Automatisierung der Export- und Versandprozesse mit der Einführung der SCM Software fort. Hierbei handelt es sich um einen wichtigen Bereich für das Geschäft von Tudor Rose International. 

Barry Wright erklärt: „Unser Portfolio umfasst Dienstleistungen in den Bereichen Export, Lager und erweiterte Logistik. Damit werden die Bedürfnisse von Herstellern, Einzelhändlern, Gewerbetreibenden und Logistikanbietern abgedeckt. Aufgrund der großen Bandbreite unserer Kunden sehen wir uns jeden Tag mit sehr verschiedenen Leistungsnachfragen und logistischen Herausforderungen konfrontiert, die wir effizient bewältigen müssen. Es war höchste Zeit für die Einführung einer geeigneten SCM Software, die unsere Anforderungen mit denen unserer Kunden kombiniert und auf unsere Bedürfnisse mit einer integrierten Lösung eingeht.”

Vor der SCM Software-Einführung war die Erstellung von Zoll- und Versanddokumenten abhängig von den regulären Bürozeiten. Last-Minute-Versandaufträge führten entweder zu Verspätungen oder zu kostspieligen Überstunden. Um Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten, wurde die Verantwortung für die Versanddokumentation von den Verwaltungsteams auf die Logistikabteilung im Lager übertragen.

Produktivstart der  AEB SCM Software Transport & Freight Management und Customs Management war der 10. Januar 2014. Durch die enge Anbindung an das ERP-System übernimmt die Software nun automatisch Daten aus SAP^®, um Aufträge zu bearbeiten und Lieferscheine zu erstellen, Sendungen zu konsolidieren und Packplatzprozesse zu steuern, einschließlich der automatischen Erstellung von Barcode-Labels. Als Teil dieses umfassenden Prozesses werden Exportdokumente in Übereinstimmung mit den maßgeblichen Meldevorschriften erstellt und elektronisch an die Behörden übermittelt.

„Für uns als Exportmarkt-Spezialist ist eine reibungslose Zollabwicklung der entscheidende Faktor für erstklassigen Kundenservice. Die Einschränkungen unseres Vorgängersystems und der offiziellen Zollportale der verschiedenen Länder führten zu operativer Ineffizienz und Unannehmlichkeiten für unsere Außenhandelsexperten”, so Barry Wright.

SCM Software erhöht die Produktivität im Lager

Die vierte Lösung der SCM Software, ein Warehouse Management System, konzentriert sich auf das Herzstück des Betriebs von Tudor Rose International: das Lager. Vor der Einführung der AEB SCM Software wurde kein spezielles WMS eingesetzt. Alle Prozesse wurden in dem selbst entwickelten System verwaltet und die Logistik- und Lagerteams hatten hohe manuelle Aufwände.

Tudor Rose International arbeitet mit drei externen Warenlagern, 44 Lieferanten und 300 Kunden zusammen. In dem Lager in Stroud befinden sich 850 Lagerplätze und über 3.500 verschiedene Produkte. In einem durchschnittlichen Monat bearbeitet das Unternehmen etwa 215.000 angelieferte Teile aus mehr als 120 Anlieferungen. In Anbetracht dieser Mengen war die Einführung eines geeigneten und flexiblen WMS zur Sicherstellung einer effizienten, kundengerechten Abwicklung längst überfällig.

Aufgrund der Einbindung der vor- und nachgelagerten Prozesse durch die enge Vernetzung mit den anderen Lösungen hat das WMS die Effizienz des Wareneingangs, des Warenausgangs und der Intralogistik am Standort in Gloucestershire deutlich gesteigert. Lagerleiter Clive Scrivens bestätigt dies: „Aus funktionaler Sicht ist die Lagerlösung hervorragend gestaltet, zuverlässig und erfüllt unsere Anforderungen.” 

Das WMS ermöglicht die Überprüfbarkeit von Chargen und die durchgängige Auftragsverfolgung sowie die Sichtbarkeit der vorrätigen Produkte, einschließlich Produkteigenschaften wie Chargennummer und Haltbarkeitsdatum. Zudem wird durch die Software eine bessere Planung und situative Anpassung der Personalressourcen ermöglicht. So kann sichergestellt werden, dass bei steigendem Volumen mehr Personal verfügbar ist und während periodisch auftretenden Flauten die Ressourcen entsprechend angeglichen werden.