TTI: Verbesserung der Abläufe im europäischen Distributionszentrum

Aus drei mach eins

Insofern war es ein hochsensibles IT- Projekt, als sich TTI entschied, die bisherige, in die Jahre gekommene Versandsoftware gegen eine modernere Transportmanagement-Software der Stuttgarter AEB GmbH auszutauschen. Seit über einem Jahr läuft die neue Lösung im Echtbetrieb – zur Zufriedenheit von Brennecke und seinem Team.

Die Gründe für den Austausch waren vielfältig: Zwar arbeitete das bisherige System seit vielen Jahren zuverlässig, der Anbieter entwickelte diese aber nicht mehr konsequent weiter. Entsprechend aufwendig waren von TTI benötigte Anpassungen, aber auch der Umstieg auf 64-bit-Technik. Zudem kamen für die Versand- sowie die dazugehörigen Ausfuhrprozesse und das Sanktionslisten-Screening drei unterschiedliche Lösungen dreier unterschiedlicher Anbieter zum Einsatz.

Im Gegensatz dazu werden diese drei Anwendungen nun in einer Software von AEB vereint, die auf eine gemeinsame Datenbasis zurückgreift. „Das erspart uns einiges an manuellem Mehraufwand“, sagt Brennecke.  Der IT-Leiter fasst die strategische Dimension des Projektes zusammen: „TTI verdient sein Geld mit dem Lager. Deshalb brauchten wir eine zukunftsfähige Lösung für den Versand, die sich schnell an Veränderungen in unseren Geschäftsprozessen anpassen lässt und für die der Softwarelieferant langfristig den Support garantiert.“

Projekt mit Herausforderungen

Die Ansprüche waren hoch – zum Beispiel hatte sich das AEB-Projektteam auf eine Reihe von projektspezifischen Herausforderungen einzustellen. Dazu zählt die IT-Landschaft, in die die neue Software eingebettet werden musste. Das ERP-System ist eine Eigenentwicklung von TTI, das die Muttergesellschaft in den USA betreut. Das Warehouse Management System stammt zwar von einem Software-Anbieter, wurde dann aber durch die IT-Abteilung von TTI weiterentwickelt. Um die Komplexität gering zu halten, entschieden sich TTI und AEB, keine Eingriffe ins ERP- und WMS-System vorzunehmen. Auch die Schnittstelle zum ERP-System blieb unverändert.

Die zweite Herausforderung: Für die gewachsene Alt-Software war keine vollständige Dokumentation und auch keine Prozessbeschreibung vorhanden. Das Projekt begann daher mit einer ausführlichen Recherche und Analyse. „Die AEB-Mannschaft hat uns bei der Informationsbeschaffung hervorragend unterstützt“, lobt Brennecke. Bereits während der Analysephase identifizierten die AEB-Experten Prozessverbesserungen – zum Beispiel bei der Optimierung von Sammelzollanmeldungen.

Auf Basis der Analyse wurden die Systeme aufgesetzt, konfiguriert und über die  Schnittstelle der AEB-Software angebunden. Eine ausgedehnte Testphase – teilweise im Parallelbetrieb mit dem Altsystem – trug dazu bei, Fehler zum eigentlich Go-live zu minimieren. „Parallel zu den Programmierungsarbeiten erhielten 15 Mitarbeiter aus der IT- und Versandabteilung von TTI eine ausführliche Schulung für das neue System.

Automatisch die richtigen Labels

Nach nur rund drei Monaten schlug schließlich die Stunde Null für die AEB-Software bei TTI. In der ersten Woche nach dem Anlauf der neuen Software waren AEB-Mitarbeiter permanent im Distributionszentrum vor Ort, um bei auftretenden Kinderkrankheiten rasch eingreifen zu können. Die Maßnahme bewährte sich. „Es gab keine wesentlichen Auswirkungen auf die Operations durch die Umstellung“, sagt Brennecke. „Für die Mitarbeiter an den Packtischen ist natürlich jeder Fehler einer zu viel. Aus Sicht der IT-Abteilung sind wir sehr zufrieden mit dem Start.“

Heute wickelt TTI im Durchschnitt täglich rund 5.000 Sendungen mit der Lösung ab. Dabei werden die Aufträge wie bisher im ERP-System erfasst und an das Warehouse-Management-System WCS sowie die AEB-Software übergeben. WCS stößt die Auslagerung und das Picking an. Die AEB-Lösung erledigt gleich mehrere Aufgaben: Sie erkennt auf Basis eines Frachtcodes aus dem ERP-System , welcher Spediteur oder KEP-Dienst die Sendung transportieren soll, und welche Servicevereinbarung für den Transport angewendet wird.

Mit Hilfe dieser Information erstellt die Software nach den Vorgaben des jeweiligen Transportunternehmens das Label sowie die Ladepapiere. Dies ist keineswegs trivial, denn die unterschiedlichen Spediteure und KEP-Dienste haben ebenso präzise wie uneinheitliche Anforderungen an das Adresslabel und die Routinginformationen für die Sendung.

Der Vorteil für TTI: Das Unternehmen muss sich nicht mehr selbst um Änderungen bei den Schnittstellen zu den Carrier-Systemen kümmern – ebenso wenig um neue Anforderungen an Versandlabels und -dokumente. Diese werden durch AEB gepflegt und fließen über Updates in die Lösung ein.

Frachtkostenberechnung und Export inklusive

Neben dem Druck der Labels und Versandpapiere hilft die AEB-Lösung bei der Frachtkostenermittlung. Auf Basis der im ERP-System hinterlegten Frachtvereinbarungen sowie Abmessungen und Gewicht der Sendung errechnet die Software die Frachtkosten und spielt sie ins ERP-System zurück.

Für Exportsendungen stellt die AEB-Lösung die für das Zielland geforderten Warenbegleitpapiere, Handelsrechnungen und andere notwendige Dokumente zur Verfügung. Last but not least: Teil der Gesamtlösung ist die Sicherstellung der Trade Compliance. Im Hintergrund gleicht das System die Adressdaten mit den aktuellen Sanktionslisten der EU und der USA ab. Auch hier muss sich TTI nicht mehr selbst um Aktualität kümmern – AEB pflegt jede Änderung der Sanktionslisten unverzüglich in die Software ein.

Nach Start des Echtbetriebs zieht Martin Brennecke eine positive Bilanz. „Der höhere Integrationsgrad und die damit verbundene Reduzierung manueller Arbeiten haben die Produktivität im Lager verbessert. Das gilt vor allem für die Ausfuhrprozesse, die für unser Unternehmen aufgrund steigender Exportsendungen immer wichtiger werden“, lobt Brennecke. Zudem sei die AEB-Lösung günstiger in der Pflege und im Support als die drei Vorgängerlösungen.

Über einen weiteren Effekt freuen sich auch die Mitarbeiter in der Packzone: Der Labeldruck geht jetzt deutlich schneller als mit der alten Lösung. Das steigert die Produktivität und sorgt in den Arbeitsspitzen vor der Cut-off-Zeit für Entlastung sorgt.

Über TTI, Inc.:

• Branche: Distribution von Elektronik-Komponenten
  
• Mitarbeiter: 4.700 weltweit, 859 in Europa
  
• Distributionszentrum in Maisach bei München mit 19.000m²