Internal Compliance Program Beispiel: Ein ICP für die Juice GmbH

J muss die möglichen Risiken von Verstößen gegen die Vorgaben des güterbezogenen Exportkontrollrechts ermitteln. Konkret bedeutet dies, dass J anhand der folgenden drei W-Fragen prüfen muss, für welche Geschäfte Verbote oder Genehmigungspflichten bestehen können.

Hinweis: In der Exportkontrolle sind vier W-Fragen relevant. Die erste Frage („An wen liefere ich?“) lassen wir hier allerdings außen vor, da sie auf die Prüfung der Geschäftspartner abzielt, die in einem gesonderten ICP zum Sanktionslistenscreening geregelt werden, sollte.

J legt nun die Organisationsmaßnahmen und Zuständigkeiten zur Absicherung der ermittelten Risiken fest.

Sämtliche Anfragen mit Russlandbezug, die bei J eingehen, müssen vor der Weiterbearbeitung einer Embargoprüfung durch die für die Exportkontrolle zuständige Stelle unterzogen werden. Für Anfragen aus anderen kritischen Ländern muss J die relevanten Mitarbeiter, in der Regel werden dies die Vertriebsmitarbeiter sein, sensibilisieren. Es sollte eine Länderübersicht mit den aktuellen Embargoländern vorliegen. Bei Anfragen aus diesen Ländern darf der Vertrieb nur nach Rücksprache mit der Exportkontrollstelle weitere Schritte vornehmen.

Das Produktportfolio eines Lebensmittelherstellers enthält zumeist Produkte, die auf dem Weltmarkt frei verfügbar sind. Vor diesem Hintergrund und aufgrund der Tatsache, dass die hergestellten Filter weit entfernt von einer Dual-Use-Klassifizierung sind, bedarf es keiner kleinteiligen Klassifizierungen beispielsweise über den EZT-online oder das Umschlüsselungsverzeichnis.

Allerdings sollten die für die Filterentwicklung zuständigen Personen darüber informiert werden, dass es zivile Filter mit bestimmten technischen Eigenschaften gibt, die als Dual-Use-Güter gelistet sind. Bei Neuentwicklungen sollten diese technischen Eigenschaften gelisteter Dual-Use-Güter somit zum Abgleich vorliegen.

Wichtig ist im Zusammenhang mit der Güterklassifizierung eine Sensibilisierung in Bezug auf Konstruktionsanforderungen aus dem militärischen Bereich. Alle Produkte, die besonders konstruiert oder verändert werden für die Rüstung, müssen zur Klassifizierung an die Exportkontrollstelle weitergegeben werden.

Ein weiterer Unternehmensbereich, der für die Güterklassifizierung eine wichtige Rolle spielt, ist der Einkauf. Auch hier sollte eine Sensibilisierung in Bezug auf Dual-Use-Klassifizierungen stattfinden. Informationen zur Klassifizierung können sich auf den Geschäftspapieren, wie beispielsweise der Auftragsbestätigung finden. Diese Informationen muss der Einkauf dann an die zuständige Stelle weiterleiten.

J muss sicherstellen, dass sämtliche Informationen rund um kritische Endverwendungen einer Prüfung auf eine Genehmigungspflichtigkeit unterzogen werden. Informationen zur Verwendung der Produkte können in unterschiedlichen Unternehmensbereichen eingehen. Es bedarf einer breit angelegten Sensibilisierung und Bewusstseinsbildung im Unternehmen. Nur so kann J sicherstellen, dass relevante Informationen nicht untergehen. J muss Kanäle definieren, die diese Informationen an die Exportkontrollabteilung leiten.

Eine Risikominimierung kann J durch das Einfordern von Endverbleibserklärungen erreichen. Das BAFA bietet hier verschiedene Formularmuster an. Diese kann J seinen Geschäftspartnern vorlegen. Das Einholen von Endverbleibserklärungen liegt bei genehmigungsfreien Geschäften im Ermessen eines jeden Unternehmens und dient der internen Absicherung.

J muss entscheiden, ob dem BAFA gegenüber ein Ausfuhrverantwortlicher benannt werden soll. Die Benennung eines Ausfuhrverantwortlichen ist zwingend für Unternehmen, die Einzelausfuhrgenehmigungen (EAG) beim BAFA beantragen müssen. Da die Geschäftsvorgänge der J bislang keiner Einzelausfuhrgenehmigungspflicht unterlagen, ist die Benennung eines Ausfuhrverantwortlichen nicht erforderlich.

Rechtlich nicht vorgeschrieben, aber für die tatsächliche Umsetzung des ICP im Unternehmen von wesentlicher Bedeutung ist die Schaffung einer Exportkontrollstelle mit der Rolle eines Exportkontrollbeauftragten. Diese Person steht im operativen Bereich bei allen Fragen rund um die Exportkontrolle zur Verfügung. Auszustatten ist die Rolle des Exportkontrollbeauftragten mit einer umfassenden Weisungsbefugnis. Insbesondere müssen Exportvorgänge bis zur abschließenden Beurteilung gestoppt werden.

Die Exportkontrollstelle sollte als Stabsstelle direkt der Geschäftsführung unterstehen. Die Exportkontrolle sollte ausschließlich an die Entscheidungen der Geschäftsführung gebunden sein.